سامان سلیمانی ، کارشناس ارشد مدیریت اجرایی ، گروه مشاورین اجرایی کسب و کار

اغلب فروشندگان به شدت مشتاق هستند که بدانند بهترین زمان برای برقراری تماس‌های هماهنگ نشده با مشتریان بالقوه خودشان چه زمانی است. ایده جالبی است: بجای اینکه منتظر یک زمان یا رویداد ایده آل باشند، در مورد خریدار تحقیق و جستجو کنند و یک ایده شخصی سازی شده را تدارک ببینند؛ نماینده مورد نظر تنها نیاز به دانستن بهترین روز و ساعت در طی آن روز برای برقراری یک تماس از قبل هماهنگ نشده با مشتری دارد.

متاسفانه این شیوه برای فروشندگان قدیمی و با تجربه‌تر جوابگو نیست و آن را به عنوان یک شیوه موثر و اثربخش قبول ندارد. همچنین در این زمینه تحقیقی توسط دانشگاه بیلور انجام شده است که نشان می‌دهد تنها ۱% از تماس‌های هماهنگ نشده با مشتریان بالقوه منجر به قرار ملاقات رسمی می‌شود.

نتیجه این امر این است که هیچ بهترین زمانی برای برقراری تماس‌های هماهنگ نشده” وجود ندارد. اما برای تماس‌هایی که از قبل هماهنگ شده و دریافت‌کننده تماس انتظار دریافت آن را دارد، داستان متفاوت از این روال است. اگر تکالیف خود را به عنوان فروشنده بخوبی انجام داده باشید و فرد مناسبی را به عنوان مشتری بالقوه انتخاب کرده باشید؛ دانستن اینکه چه زمانی گوشی را بردارید، می‌تواند منجر به دریافت تماسی مجدد یا یک پیام صوتی از طرف مشتری و تعیین یک قرار ملاقات شود.

در ادامه این مطالب ۵ پیشنهاد برای زمان تماس با خریداران برای شما در نظر گرفته شده است:

۱- بهترین روز برای تماس‌های فروش

مطالعه‌ای که توسط مجموعه LeadResponseManagement انجام شده است، بیان می‌دارد که دوشنبه‌ها و سه‌شنبه‌ها بهترین روزهای هفته برای برقراری تماس با مشتریان بالقوه است.

یافته این تحقیق خیلی هم تعجب برانگیز نیست، چرا که عموما افراد مختلف در روزهای چهارشنبه مشغول برنامه‌ریزی برای آخر هفته خود هستند و علاقه‌ای به ایجاد یک ارتباط جدید با یک فروشنده ندارند.

در روزهای شنبه، خریداران شما عموما در حال آماده شدن برای شروع یک هفته کاری و برنامه ریزی برای آن هستند.

در میانه هفته، افراد عموما زمان کافی برای پرداختن به کارها و امور مهم و ضروری خود داشته و تماس شما با آنها دیگر حکم یک مزاحمت را ندارد.

۲- بهترین زمان در هنگام صبح برای برقراری تماس‌های فروش

تماس گرفتن با مشتریان بالقوه در ساعات ابتدایی روز اجازه می‌دهد تا پیش از طولانی شدن لیست کارهای نیازمند رسیدگی آنها، موجب می‌شود تا راحت‌تر بتوانید با آنها صحبت کنید. اما زمان‌بندی در این امر بسیار اهمیت دارد – – اگر خیلی زود تماس بگیرید، ممکن است هیچ کس در دفتر نباشد، اگر هم خیلی دیر تماس بگیرید، عموما مشتریان بالقوه شما در جلسات اداری خود حضور دارند.

اگر قدری به ساختار کلی یک دفتر اداری توجه داشته باشید، به راحتی متوجه می‌شوید که اغلب مدیران ارشد و کارکنان هم‌رتبه آنها پیش از بقیه وارد دفاتر کاری و اداری می‌شوند و پس از آنها کارکنان سطوح پایین تر وارد سازمان می‌شوند.

یعنی اگر تماس‌های فروش خود را پیش از ۹ صبح برقرار کنید، احتمال برقراری ارتباط با تصمیم گیرندگان سازمان که قدرت خرید دارند، بیشتر است. این افراد هستند که برای فروش به آنها نیاز دارید.

۳- بدترین زمان در طی روز برای برقراری تماس‌های فروش

عموما افراد متخصص در بین فاصله زمانی ۱۱ صبح تا ۲ بعد از ظهر مشغول چه کاری هستند؟ درست حدس زدید: اغلب ممکن است مشغول صرف ناهار باشند.

به همین دلیل، نمایندگان فروش در این بازه زمانی عموما دارای کمترین نرخ تماس هستند. از این زمان بهتر است بیشتر برای تحقیق و جمع آوری اطلاعات در رابطه با مشتریان بالقوه و آماده سازی تماس‌های بعد از ظهر خود استفاده کنید(و البته خودتان هم نهار بخورید).

۴- بهترین زمان در هنگام بعد از ظهر برای برقراری تماس‌های فروش

نمایندگان فروش اغلب در فاصله زمانی بین ۴ تا ۵ بعد از ظهر شاهد بیشترین نرخ تعامل هستند. در آن زمان اغلب مشتریان شما پروژه‌ها و برنامه‌های روزانه خود را به اتمام رسانده‌اند و این زمان بهترین زمان برای برداشتن تلفن و برقراری تماس با یک خریدار است. زمانی که مشتری کارهای مهم خود را انجام داده باشد، اصولا زمانی کافی برای گفتگو با شما و گوش کردن به پیشنهاد شما دارد.

همچنین از آنجایی که اغلب کارکنان نهایت تا ساعت ۵ بعد از ظهر امور شرکت را رها کرده و از آن خارج می‌شوند، تماس گرفتن بین ساعت های ۵ تا ۷ بعد از ظهر شانس صحبت کردن شما با تصمیم گیرندگان اصلی در شرکت هدف را بیشتر می‌کند.

۵- با سرنخ‌های ایجاد شده در پی فعالیت‌های بازاریابی  طی ۵ دقیقه پس از اولین ارتباط، تماس بگیرید

مشاهده ورود سرنخ‌ها به قیف فروش، اغلب برای نمایندگان فروش بسیار هیجان‌انگیز است؛ اما مدت زمانی که برای پاسخ دادن به این سرنخ‌ها صرف می‌شود، بسیار حیاتی است. بر اساس همان تحقیقی که در ابتدای این مقاله هم به آن اشاره شد، زمان‌بندی انجام شده برای پاسخ دادن به سرنخ‌ها نقشی اساسی در موفقیت و اثربخشی یک تماس و شایسته حائز شرایط فروش ساختن یک سرنخ دارد.

در نهایت، انتخاب زمان مناسب در برقرار تماس فروش برای موفقیت شما در فروش از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در حالی که ۵ قانون اشاره شده در این مطلب نقطه مناسبی برای آغاز است، ممکن است باز هم به این نتیجه برسید که برخی استراتژی‌های دیگر برای شما نتیجه بهتری در بر دارد. پس توصیه می‌شود حتما استراتژی‌ها و تاکتیک‌های مختلف را تست کنید و بهترین نتیجه را برای خود انتخاب کنید. در نهایت ممکن است از افزایش تعداد سرنخ‌های واجد شرایط شده خود با اجرای چند تغییر کوچک و ساده متعجب شوید.